La première étape est de faire le point sur la tenue actuelle de la comptabilité. De nombreuses questions se posent et nous en fournissons ici une liste (non exhaustive).

Dans les articles suivants, nous reprendrons ces questions et verrons comment vous adapter aux situations concrètes rencontrées

  • Disposez vous des comptes annuels précédents ?

De nombreuses raisons font que vous pouvez ne pas disposer de ces comptes : Ils n'ont pas été établis, ou le trésorier précédent ne les a pas laissés. Ou encore, la façon dont ils ont été établis fait qu'ils ne peuvent servir de base. 

Quelle qu'en soit la raison, vous devez alors décider d'une date de départ pour la mise en place de votre nouvelle comptabilité. Vous pouvez choisir de démarrer au 1er janvier de l'année en cours, ou même au 1er du mois en cours. Ou au début de l'année précédente. Mais plus cette date sera éloignée dans le temps, plus vous aurez de travail et de difficultés à trouver les informations. Ne soyez donc pas trop ambitieux.

  •  Ces comptes font-ils la distinction entre budget de fonctionnement et budget des ASC ?

Nous supposons ici que vous avez des comptes mais que ceux-ci ne font pas la distinction entre les deux budgets. C'est un moindre mal. Le sujet potentiellement délicat est la ventilation des réserves entre réseves de fonctionnement et ASC. Mais vous pourrez le traiter en fin d'année. Celà veut surtout dire que la logique de séparation des budgets n'était pas intégrée et qu'il faut donc changer les habitudes.

  • Vos comptes sont-ils juste des recettes-dépenses ou comportent-ils un bilan ?

Vérifiez bien évidemment que la solution utilisée est conforme à vos obligations. Mais au delà de cet aspect, l'intérêt d'un bilan est d'avoir une photographie du patrimoine du CE. C'est un bon départ. S'il n'y a pas de bilan, il va falloir faire l'état des créances et dettes à la date que vous aurez choisi pour démarrer votre nouvelle compta. Ce qui nous amène au point suivant.

  • Les dépenses et recettes sont-elles appuyées par des pièces justificatives

L'expérience montre que le bon classement et l'exhausitivité des pièces justificatives est un critère essentiel de la bonne tenue d'une comptabilité. A défaut, essayez de récupérer le maximum de pièces (factures, reçus,...) puis faites en un premier classement pour mesurer le chemin à parcourir, et notamment identifier les pièces manquantes. Ne vous acharnez pas cependant à tout reconstituer. Ce serait un travail de titan. Passez plutôt du temps à redéfinir les méthodes de travail et à sensibiliser les membres du CE à la nécéssité de fonctionner désormais de façon plus rigoureuse.

  • Faites-vous un inventaire annuel des biens que possède le CE ?

L'inventaire (au moins annuel) est une nécessité absolue. Celà permet de recaler la comptabilité avec la réalité. Par exemple, un CE qui loue de l'outillage constatera parfois des pertes de matériel. Les valeurs : espèces, mais aussi bons d'achat, de cinéma,... font parfois l'objet de détournements. L'inventaire vous permettra de détecter ces indélicatesses.

Si vous ne trouvez pas d'inventaire, il est plus que temps d'en faire un. Profitez-en pour regarder si les immobilisations (mobil-home, outillages, ordinateurs,...) ont fait l'objet d'amortissements dans les comptes.

  • Quelles procédures pour éviter les détournements ?

Ce point concerne la banque, la caisse, les bons, le matériel,... D'une manière générale, il faut mettre en place des procédures qui permettent le suivi et le contrôle de la bonne utilisation des fonds. L'enregistrement régulier des opérations comptables est une première mesure. Avoir un endroit sécurisé pour stocker les valeurs (coffre, armoire de sécurité) est une nécessité. Reste à savoir qui a les clés ? Le coffre est-il fermé en temps normal ou laissé la porte béante toute la journée (voire jamais verrouillé car on a perdu les clés) ? Comment, et à quelle fréquence vérifie-t-on que des bons d'achats n'ont pas été subtilisés...

Des avances en espèces sont-elles faites à certains membres du comité ? Comment se fait le suivi de ces avances ?

Pour les comptes bancaires, qui a la signatures sur ces comptes ? Qui a le chéquier, avec quels pouvoirs de signatures ? Certains élus ont-ils une carte de paiement ? Le rapprochement bancaire est-il systématiquement fait ?

 

Dans les articles suivants, nous reviendrons sur les principaux points avec à chaque fois des décisions à prendre et des actions à engager.

Nous traiterons notamment les banques, les valeurs, l’organisation comptable et l’inventaire.