Avant de parler de logiciel, rappelons que la comptabilité sur cahier est parfaitement raisonnable dès lors que le nombre d’écritures ne dépasse pas quelques dizaines par mois.

Vous pouvez utiliser n’importe quel cahier mais nous vous conseillons d’acheter un ou des cahiers comptables (en vente dans toutes les bonnes papèteries).

Si le trésorier est à l’aise avec l’informatique, un petit CE pourra choisir néanmoins d'utiliser un logiciel comptable simple et permettant une comptabilité de trésorerie (comme FaitesLesComptes).

Pour les CE moyens et gros, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité s’imposera.

En supposant que vous ayez opté pour une solution logicielle, reste à trouver la bonne. Votre expert-comptable aura sans doute un logiciel à vous proposer. Avantage, il le connaît et sera plus à l’aise pour le paramétrer. Cela ne justifie pas pour autant d’acheter un logiciel cher.

Il existe quelques sociétés qui proposent des outils de gestion de CE, avec une partie comptabilité. Ces logiciels sont chers, nécessitent le plus souvent une assistance, mais vont beaucoup plus loin que la compta en prenant en charge la gestion des œuvres sociales, les droits des salariés, parfois des espaces personnels,...

Logiciel sur son PC ou logiciel en ligne ?

Acheter un logiciel à installer sur le PC permet d’avoir sa compta sur le PC du CE ou sur le sien. Pas besoin de connexion internet pour travailler. Attention aux sauvegardes : si le PC est volé, votre compta sera partie avec. Autre inconvénient, votre logiciel sera forcément très rapidement dépassé. Vérifier si des mises à jour sont proposées, à quel rythme et à quel prix

Les logiciels en ligne ont l'avantage d'être toujours à jour. Les sauvegardes sont faites pour vous. Vérifiez quand même le sérieux de la solution proposée et la possibilité de récupérer vos données. Celles-ci seront-elles dans un format lisible ? Le format csv est lisible par tous les tableurs. Mais il existe également aussi des formats de données spécifiques à la comptabilité

Logiciel commercial ou libre ?

Les solutions libres sont peu nombreuses en matière de comptabilité. Nous préconisons bien sûr FaitesLesComptes, logiciel en ligne pour les comptabilités de trésorerie. Initialement pensé pour les trésoriers d’associations, une version est maintenant proposée pour les CE.  L’installation sur un PC de bureau est possible (les sources sont accessibles) mais nécessite un peu de compétences.

GnuCash est probablement le logiciel libre de comptabilité le plus connu. Contrairement au précédent, c’est un logiciel à installer (la procédure est vraiment facile). Il est plus ancien, plus stable que FaitesLesComptes, mais il n’a pas de version spécialement adaptée aux CE. Par ailleurs, son manuel et son aide en anglais peuvent décourager certains.

Les deux étant gratuits, le plus simple est encore de les essayer pour voir ce qui vous convient

Nous voici à la fin de cette première étape : vous avez identifié les obligations comptables qui pèsent désormais sur vos épaules de trésorier, choisi votre logiciel ou décidé de rester au cahier comptable, et pour certains choisi votre expert-comptable.

Le chapitre prochain sera consacré à faire le point de la situation existante pour partir d’un bon pied.