La comptabilité de trésorerie implique une organisation rigoureuse car les factures et recettes ne sont enregistrées que lorsque le mouvement a lieu. Il faut donc bien veiller à ne pas égarer les pièces (factures clients, appel de cotisation, et autres recettes d'un côté, factures fournisseurs de l'autre côté) tant qu'elles n'ont pas été réglèes.

Rigoureux ne veut pas dire compliqué.

L'organisation suggérée est d'avoir deux ou trois classeurs selon vos obligations comptables :

Un premier classeur trieur avec quatre onglets :

 

  • le premier onglet recevra les factures en attente d'encaissement
  • le second recevra les factures encaissées ; on déplace donc les factures du premier vers le second onglet quand on a reçu le règlement
  • le troisième reçoit les factures fournisseurs
  • un quatrième enfin recevra les factures fournisseurs lorsque vous les réglez

Ainsi en permanence vous savez quelles sont les factures qui sont en attente de réglement ou que vous avez encore à payer (grâce au premier et troisième onglet).

 

Cas particulier : lorsqu'une facture (recette ou dépense) fait l'objet de plusieurs réglements, alors il convient de noter son réglement partiel sur le document qui restera dans son onglet jusqu'à réglement complet, et d'en faire une copie qui ira avec les pièces réglées.

Un deuxième classeur pour les relevés bancaires et le classement définitif des pièces

Lorsque l'on reçoit le relevé bancaire, on retire des onglets 2 et 4 les pièces correspondant aux écritures figurant sur le relevé de compte dans l'ordre du relevé.

Et on classe le relevé avec les pièces justificatives!

Eventuellement un troisième classeur pour les opérations qui touchent au bilan

Par exemple, un investissement dans un ordinateur, un emprûnt à la banque sont des opérations qui donneront lieu à des écritures particulières en fin d'exercice (investissement, amortissement, emprunt,...).

Ce troisième classeur sert à recevoir une copie de ces pièces. En fin d'année, il sera alors plus facile pour vous ou votre expert-comptable de passer les écritues nécessaires à l'établissement du bilan.

Enregistrement des écritures dans le logiciel FaitesLesComptes

Vous pouvez, au choix

  • saisir les réglements (recettes ou dépenses) au fil de l'eau, lors de la  réception ou de l'émission d'un réglement.
  • ou lors du traitement de votre relevé de compte

Dans tous les cas, soyez consistant dans la méthode de travail, et veillez à noter le numéro de l'écriture sur la pièce comptable.