La loi sur la transparence des comptes des CE est l'occasion de revisiter la façon dont le CE tient ses comptes et de mener certaines actions pour assurer une bonne transition. 

Il faut d'abord se poser quelques questions sur l'organisation actuelle.

  • Quel outil utilise-t-on ? Un cahier recettes-dépenses, un tableur, un logiciel comptable ?
  • A-t-on un plan de compte pour classer les recettes et dépenses par compte ? Et si oui, est-il conforme aux recommandations de l'Ordre des Experts-comptables ?
  • A-t-on des pièces justificatives pour chaque recette/dépenses ? Avec un classement qui permette de les retrouver facilement à partir d'une écriture (et inversement) ?
  • Les budgets de fonctionnement et des oeuvres sociales sont-ils effectivement séparés ?

 

  • Les rapprochements des relevés de compte bancaire avec la comptabilité sont-ils effectués ?
  • Fait-on, au moins une fois par an, un inventaire des biens du comité : stocks (billeterie, bons d'achat,...) et immobilisations (ordinateur du CE, outillage en location,...) ?
  • Etablit-on des documents annuels avec deux comptes de résultats (fonctionnement et ASC) et un bilan ?

En fonction de vos réponses à ces questions, vous saurez si vous avez beaucoup de travail à faire pour vous mettre en conformité. Mais par où commencer ?

La priorité est de faire un inventaire des biens du comité :

  • les stocks (bons d'achat, billets de cinéma, ...) doivent être comptés et valorisés. Avec les factures d'achat depuis le début de l'année et les distributions des produits, il sera alors possible de reconstituer le stock au 1er janvier (quitte à avoir une certaine marge d'erreur pour cette première année). 
  • Les biens durables appartenant au comité (ordinateur, téléphones protables, outillage, mobil home, ...) doivent être recensés. Les factures d'achat permettront de donner la valeur initiale et la date d'achat. Il sera alors possible de calculer les amortissements pour chacun de ces biens.

Retrouver, ranger et classer les pièces comptables (les justificatifs) et les relevés de compte bancaires est le second sujet auquel s'attaquer. Ceci sera l'occasion de mettre en place quelques règles et procédures sur la façon de faire.

Définir ce que vous voulez suivre pour produire vos rapports. L'organisation de vos enregistrements comptables doit en effet tenir compte des informations dont vous aurez besoin ultérieurement. Soit pour les besoins de la gestion du CE, soit pour le rapport d'activité de celui-ci.

Sur ce plan chaque CE est un cas particulier avec sa diversité d'activités et de règles concernant la prise en charge partielle ou totale de ces activités. Avez vous besoin de connaître les remboursements effectués à chaque salarié pris individuellement ? Souhaitez vous identifier précisément les salariés qui font appel au CE et ceux qui n'en bénéficient pas ? Voulez vous connaître précisément le résultat de chacune des activités ? 

C'est à partir de vos besoins que vous pourrez choisir l'outil le mieux adapté.

  • Un simple cahier recettes/dépenses (de préférence un cahier comptable) correctement organisé suffira largement pour les plus petits CE.
  • Un logiciel de comptabilité de trésorerie si vous préférez que l'ordinateur fasse les tâches fastidieuses pour vous, notamment si vous avez pas mal d'informations à enregistrer. FaitesLesComptes se situe dans cette catégorie. 
  • Pour les plus gros CE, un logiciel de gestion intégré permettra de traiter toute la gestion sur un même outil, y compris le suivi des droits des bénéficiaires. C'est évidemment un investissement plus lourd.